Was Fachabteilungen/-bereiche über die Beschaffung wissen müssen

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Seminarziele: Führungskräften und Mitarbeitern in Fachabteilungen (Anwender der beschafften Leistungen) sind häufig die Probleme der Vergabeverfahren nicht bekannt. Die Beschaffung wird dadurch vielfach erheblich belastet. Mit diesem Seminar werden Informationslücken geschlossen und somit Missverständnisse zwischen Beschaffungsstelle und Fachbereichen, Zeitverluste und Doppelarbeit vermieden. Insbesondere wird damit das erforderliche Teamwork erreicht, ohne das keine Beschaffung möglich ist. Information der Fachabteilungen gehört daher zum unentbehrlichen Bestandteil der Organisation des Einkaufs.

Zielgruppe: Führungskräfte und Mitarbeiter aus Fachabteilungen, also die Anwender bzw. Nutzer der zu beschaffenden Leistungen

Programmübersicht:

  • Ausschreibungspflicht:
    Wer ist öffentlicher Auftraggeber? Wer muss welche Leistungen ausschreiben? Wann ist ein EU-Verfahren durchzuführen? Welche Folgen hat das Unterlassen eines EU-Verfahrens? Welche Rechte hat der Bieter? Wie wirken sich Verstöße für die Fachabteilungen aus?
  • Das Beschaffungssystem der Öffentlichen Hand
    Wie hat die Öffentliche Hand zu beschaffen? Wie läuft ein Vergabeverfahren ab? Was muss der Einkauf (Beschaffungsstellen) bei der Vergabe von Leistungen beachten?
  • Dauer des Vergabeverfahrens
    Wie lange dauert ein kleines, ein nationales, ein EU-Verfahren? Aus welchen Gründen dauern die Verfahren so lange?
  • Einsicht in die Organisation der Beschaffung
    Wie ist der Einkauf organisiert? Welche Maßnahmen müssen die Fachabteilungen beachten, wenn Leistungen rechtzeitig und in der geforderten Qualität zur Verfügung gestellt werden sollen? Welche Vorteile ergeben sich bei professioneller Beschaffung auch für die Fachabteilungen?
  • "Blockade" der Beschaffung
    Durch welche Fehler der Fachabteilung wird die Beschaffung "blockiert"? Wie kann diese "Blockade" vermieden werden?
  • Fachabteilungen als Beteiligte am Vergabeverfahren
    Welche Rolle spielen Fachabteilungen in der Beschaffung? Wann sollte und wann muss der „Einkauf“ von der Fachabteilung eingeschaltet werden? Wie arbeiten Fachabteilungen und Einkauf (Beschaffungsstellen) effektiv zusammen? Wie kann dies optimiert werden? Dürfen Fachabteilungen selbst beschaffen?
  • Grundätze des Vergabeverfahrens
    Welche Grundsätze sind auch von der Fachabteilung während eines Vergabeverfahrens zu beachten? Welche Folgen hat das Nichtbeachten dieser Grundsätze?
  • Markterkundung – Marktübersicht
    Wer erkundet den Markt? Dürfen Fachabteilungen den Markt erkunden? Wie sollte die Fachabteilung bei Vertreterbesuchen, Einladungen, Messebesuchen etc. agieren? Welche Fehler können hier gemacht werden?
  • Auftragswertschätzung
    Welche Bedeutung hat der Auftragswert? Wer schätzt den Auftragswert? Wie wird der Auftragswert geschätzt? Was sind die Folgen fehlerhafter Schätzung?
  • Zuschüsse und Auswirkungen
    Welche Bedeutung haben Zuschüsse für öffentlichen Einrichtungen?
  • Vergabearten
    Welche Vergabearten gibt es? Wann kommt eine beschränkte Ausschreibung in Betracht? Welche Voraussetzungen müssen für eine freihändige Vergabe gegeben sein?
  • Leistungsbeschreibung
    Welche Anforderungen muss eine Leistungsbeschreibung erfüllen? Welche Auswirkungen und Folgen haben fehlerhafte/lückenhafte Leistungsbeschreibungen? Was ist bei großen Projekten zu beachten? Wie kann die Aktualität der Leistungsbeschreibung abgesichert werden? Wann kommt nur ein bestimmtes "Produkt" in Betracht?
  • Zeitrahmen und Termine
    Was ist bei Ausführungsfristen und Terminen zu beachten? Wie können Termin-, Qualitäts- und Ausfallrisiken reduziert oder ausgeschaltet werden? Wie sollten diese Schritte dokumentiert werden? Welche Absicherungsmöglichkeiten gibt es?
  • Auskünfte und Auskunftserteilung - Verhandlungen mit Bietern - Zuschlag
    Dürfen Fachabteilungen selbst verhandeln? Wann dürfen Bietern Auskünfte erteilt werden? Welche Gefahren können sich bei Direktkontakten mit Bietern ergeben? Wer erteilt den Zuschlag?
  • Aufhebung von Vergabeverfahren
    Wann können Vergabeverfahren aufgehoben werden? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein? Welche Folgen hat eine fehlerhafte Aufhebung eines Vergabeverfahrens?
  • Lieferung und Abnahme
    Was ist bei Lieferung und Abnahme zu beachten? Welche Kontrollen sind durchzuführen? Wie wirken sich hier Fehler aus?
  • Fehler
    Was sind die größten Fehler? Wie können sie vermieden werden? Welche Fehler der Fachabteilungen wirken sich besonders gravierend aus? Welche Folgen können eintreten? Können Fehler "geheilt" werden?



Leistungen: Umfangreiche Seminardokumentation, Mittagessen, Tagungs– und Pausengetränke


25. März 2015
InterCity Hotel München
Bayerstraße 10
80335 München {source}
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17. Juni 2015
InterCity Hotel Berlin
Am Ostbahnhof 5
10243 Berlin {source}
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30. September 2015
InterCity Hotel Hamburg
Glockengießerwall 14
20095 Hamburg{source}
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3. Dezember 2015
InterCity Hotel Leipzig
Tröndlinring 2
04105 Leipzig {source}
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Seminarzeiten:
9.30 Uhr – 16:30 Uhr


Preis:
EUR 590,-- zzgl. MwSt.
In der Teilnahmegebühr sind enthalten:
Umfangreiche Seminardokumentation, Pausengetränke, Mittagessen